PREPARAZIONE FILE DI XLS DA RIGUARDARE



Modalità di preparazione del file XLS per l'importazione


Preparazione del file XLS per l'importazione di Elenco Prezzi, Computo, Libretto Misure, Risorse di Studio Offerta, Risorse ed analisi del Budget e Centri di Costo


Esistono due modelli di tabella di Excel validi per effettuare l'importazione di Elenco Prezzi, Computo, Libretto Misure, Risorse di Studio Offerta, Risorse ed analisi del Budget e centri di costo:




MODELLO 1:


Un esempio è scaricabile cliccando qui.


Il file di Excel importabile deve soddisfare alcuni criteri. Preparare un file di Excel corretto permette di risparmiare molto tempo per l'importazione di un EPU, di un Computo o di una Contabilità.

Il file di origine deve avere una struttura colonnare: in ogni colonna deve essere presente un solo tipo di dato (una colonna per il codice, un'altra per la descrizione, un'altra ancora per l'unità di misura, e cosi via) e l'ordine delle colonne non è assolutamente importante. Ogni riga deve altresì contenere tutte le informazioni di una riga da importare.

Inoltre per poter caricare anche la struttura di categorie é necessario indicare nel file da importare dove inizi e dove finisca la categoria in questione: questo va fatto su una colonna a parte, che non verrà importata: si indicherà con "C" l'inizio della categoria il cui codice e descrizione sono sulla riga corrente, e con "FC" la fine della categoria corrente (Vedi Fig.1).


NB: i colori delle righe non sono importanti ma mostrati solo per far capire meglio la struttura dati.




Figura 1



La figura mostra che nella prima colonna sono presenti gli indicatori di inizio fine categoria: possiamo vedere che ad esempio la categoria con codice 1 e descrizione "Movimenti terra e drenaggi" ha inizio alla riga 2 e finisce alla riga 17 e contiene al suo interno le categorie "Scavi" (inizio: riga 3, fine: riga 8), "Trasporti" (inizio: riga 9, fine: riga 11) e "Reinterri" (inizio: riga 12, fine: riga 16). 

All'interno di queste categorie si trovano le immissioni con le relative misure da importare.


Nel caso si voglia importare un file XLS che contenga anche le righe di misura, il file dovrà essere strutturato come visibile in Figura 2 (le righe di misurazione andranno poste nelle righe successive all'immissione a cui appartengono e le misure andranno poste in colonne apposite).




Figura 2

 


Modalità operative per la preparazione del file di XLS.



Modificare manualmente il file di XLS in modo che ogni colonna contenga informazioni omogenee e ogni riga contenga un'immissione di computo o un articolo di EPU (a seconda che si voglia importare un EPU o un Computo)

Se necessario creare la colonna con i flag di inizio/fine categoria e/o modificare il file se sono presenti le colonne con il dettaglio delle misure

Eliminare eventuali formattazioni delle celle importi che contengano i simboli di valuta

Prima di procedere con l'esportazione in formato TXT delimitato da tabulazioni è necessario dare il comando TROVA E SOSTITUISCI e sostituire l'eventuale carattere " (doppio apice) presente nel foglio di calcolo, con un qualsiasi altro carattere (anche uno spazio bianco). Il carattere " è utilizzato infatti di default dal file TXT come carattere delimitatore del testo e quindi comprometterebbe l'importazione corretta del file.

La colonna "importo" non è necessaria per l'importazione in quanto calcolata direttamente da Matrix. Pertanto può essere tranquillamente eliminata

Cancellare la prima riga che contiene le etichette delle colonne

Attivare la funzione "salva con nome", mettere un nome al file, e scegliere come tipologia di file un "Testo con valori delimitati da tabulazioni" (Vedi Fig. 3).

 


Figura 3

 


Premendo il pulsante "Salva" apparirà un messaggio (Vedi Fig. 4) che avvisa l'utente che il file TXT non supporta il file di XLS corrente che contiene fogli multipli. Poiché vogliamo salvare solo il foglio attivo premere il tasto "OK".

 


Figura 4

 


Poiché il file di XLS è a tutti gli effetti un foglio di calcolo e perderebbe tali caratteristiche salvandolo come file TXT, Excel avvisa che verranno perse tali informazioni (Vedi Fig. 5). Poiché a noi interessano soltanto i "contenuti" del file e non eventuali formule o celle collegate premere "NO".

 


Figura 5

 


Excel chiede comunque di salvare il file in un formato compatibile con le formule (Vedi Fig. 6). Poiché il file TXT è già stato salvato, premere "ANNULLA".

 


Figura 6

 


In questo modo nella cartella destinazione troveremo il file *.TXT salvato.


MODELLO 2


Un esempio è scaricabile qui.


Il secondo modello di importazione si basa su un differente approccio per quanto riguarda il raggruppamento in categorie e sottocategorie. 


Come riportato nell'esempio di cui alla figura 6 bis allegata di seguito, non è necessario indicare con “c” ed “fc” l’inizio e la fine di una categoria. E’ sufficiente indicare nelle colonne il codice e la descrizione della categoria nella quale inserire l’articolo. 


Come nel MODELLO 1, è necessario che in ogni colonna sia presente un solo tipo di dato e che ogni riga contenga tutte le informazioni di una riga da importare.


La procedura di salvataggio del file in formato .txt per l'importazione è identica a quella del MODELLO 1.




Figura 7


MODELLO 3


Un esempio è scaricabile qui.


La terza possibilità è uguale al modello 2 con in più anche le righe di misura. Si noti che nel modello le righe di misura sono spostate tutte a destra rispetto alle categorie e agli articoli. Anche in questo caso la procedura di salvataggio è identica a quella del MODELLO 1. 



Figura 8


 



NB: Chiudere il file XLS di origine altrimenti Matrix non riuscirà ad importare il file TXT appena creato.


PS: nel caso sia troppo complicato modificare il file XLS per renderlo compatibile con l'importazione automatica secondo queste modalità, è possibile anche solo fare un copia&incolla delle righe di misura prese dal file di XLS direttamente nel pannello "misure" delle immissioni di computo. Vedi guida apposita.



Preparazione del file XLS per l'importazione di Analisi Costi di Studio Offerta


Un esempio è scaricabile qui.


Nel modulo di Import/Export è presente anche la funzionalità per poter importare massivamente le analisi a costo.


Una volta importate le risorse, lavorazioni analizzate ed articoli è possibile importare massivamente tutte le analisi costi in un'unica soluzione.


Affinché l'importazione sia possibile sono necessari almeno i seguenti campi (fig. 9):


-         Codice Analisi: codice proprietario dell'analisi (articolo o lavorazione analizzata)


-         Tipo: tipo elemento proprietario dell'analisi (‘A’ = articolo EPU, ‘L’ = lavorazione analizzata)


-         Codice risorsa: codice della risorsa o lavorazione analizzata per la riga di analisi


-         Incid. Quantità: incidenza quantità per la riga di analisi (risorse quantificabili o lavorazioni analizzate)


-         Incid. Importo: incidenza importo per la riga di analisi (risorse non quantificabili)




Figura 9


L'associazione degli elementi viene eseguita sulla base del codice risorsa e nel caso di mancata corrispondenza la riga non verrà importata. In questo caso, alla fine della procedura d'importazione sarà riportato un log con tutte le righe senza corrispondenze di codice per risorse, lavorazioni analizzate ed articoli. I componenti dell'analisi possono essere risorse standard o di progetto, lavorazioni standard o di progetto purché presenti nell'anagrafica delle risorse del progetto.


Nelle opzioni di importazione è possibile specificare se accodare le righe di analisi a quelle esistenti oppure se cancellare le analisi precedentemente inserite.